完全装備で出発:リモートワークで機材を管理する方法

リモートワークを導入することにしました。
リモートワーカー
. さて、どうする? コミュニケーション、ワークフロー、タスクの委譲、パフォーマンス測定など、成功するチームの土台となる基本的な事柄に目を向けるべき時です。 これらの基本的なことはすべて、リモートチームから期待されていることであり、通常、かなりの量の計画とリソースを必要とするものです。

企業は、リモートワークのためのテクノロジーや機器に先行投資する必要性から不意を突かれることがありますが、こうした投資は、ワーカーの能力を高め、成功するチームを構築するために極めて重要です。

ここでは、リモートチームに必要な機器や技術を判断するためのチェックリストを紹介します。

  • 法規制の遵守 多くの政府が、企業がどのように関与するかを規制する法律を制定していることをご存知ですか?
    規制する法律を制定しています。
    また、リモートワーカーを管理することはできますか? 多くの場合、これらの保険には機器や技術に関する規定が含まれています。 したがって、まず最初に、リモートワーカーに機器や技術を提供する方法に法的に影響を与える可能性のあるポリシーが存在するかどうかを調査し、判断することが重要です。
  • 独立した請負業者には注意が必要です。 ほとんどの国では、独立した請負業者(またはフリーランサー)は、自分で機器を用意しなければなりません。 たとえ貴社が彼らに機器を提供したいと考えたとしても、そうすることで恒久的施設や誤分類の違反のリスクを負うことになります。
  • リストを作成する:チームメンバーが必要とするすべてのオフィス機器、デバイス、プログラムの標準的かつ包括的なリストを作成する。 このリストを作成したら、自社が何を提供するのかを決める必要があります。 例としては、以下のようなものがあります。
    • ノートパソコンまたはコンピュータ
    • 追加モニター
    • マウス
    • キーボード
    • USBメモリ
    • 電話/携帯電話
    • ドッキングステーション
    • ウェブカメラ/バックライト
    • ヘッドセット
    • HDMIケーブル
    • プリンター
    • オフィス家具
    • ホワイトノーズマシン(騒音下で働く人にとても便利です!)。
    • 文房具
  • 予算が重要です。 機器や技術の費用をどのように支払うかを決定する。 すべてを提供する企業もあれば、ノートパソコンなど基本的なものだけを提供する企業もあるでしょう。 企業は、労働者の裁量または余分な経費をカバーするために、追加の技術支給を行うことができます。
  • グラントアクセス:リモートワーカーが会社のインフラにアクセスするために必要な、以下のようなツールや認証情報を確認する。
    • GmailやOutlookなど、会社の電子メールスイート
    • リモートアクセスソフトウェア
    • Basecamp、Asana、ClickUpなどのプロジェクト管理システム。
    • TeamsやSlackなどのメッセージングプログラム
    • WordPress、Shopify、WordPress、Wixなどのコンテンツ管理システム
    • LinkedIn、Facebook、TwitterまたはInstagram、TikTokなど、企業のソーシャルメディアアカウント
    • Zoom、Google Hangouts、TrueConfなどの外部コミュニケーションツール
    • Dropbox、Google Driveなどのクラウドストレージサイト。
    • 給与計算ソフト
  • テクノロジーオンボーディングは必須です。 リモートワーカーは、技術的な知識も、会社で使用しているプログラムへの理解も様々です。 正式なオンボーディングを行うことで、チームメンバーを最初から成功に導くことができるのです。
  • サイバーセキュリティは最大の関心事です。 リモートワークの増加に伴い、会社のデータは、時には会社が所有していないデバイスやクラウドに分散しています。 グローバルで遠隔地にある職場では、サイバーセキュリティを維持することがさらに難しくなります。 ITの専門家に相談し、リスクを把握し、機器や技術の最適な管理方法を検討するようにしてください。
  • 作業者のデータを保護する。 従業員を雇用すると、各従業員から大量の個人情報を取得することになります。 このデータを悪者から守るのは、あなたの責任です。 欧州連合における一般データ保護規則(GDPR)のように、こうしたデータの管理に関する正式な規制が設けられていることもあります。
  • 知的財産はミッションクリティカルなものです。チームメンバーがどのように企業専有データにアクセスするかを検討し、知的財産を保護する必要があることを確認します。
    知的財産
    を可能な限り保護する必要があります。
  • チームを未来志向にするリモート企業は、テクノロジーアプリケーション、サイバーセキュリティ、データプライバシーに関する定期的なトレーニングやワークショップなどのリソースを継続的に提供することが重要である。
  • 責任を共有する。 企業は、データプライバシーと設備に関する契約を作成し、従業員に署名させることを推奨します。この契約は、優先順位と責任の概要を示すのに役立ちます。
  • 従業員の声に耳を傾ける 毎年、機器や技術に関する経験について調査したり、チームメンバーに尋ねたりするとよいでしょう。 これにより、不要と思われる経費がないか、他に投資すべきものがないかを判断することができます。
  • ワーカーエクスペリエンスをローカライズする。 リモートチームでは、世界中の市場から労働者を雇用している場合があります。 給与計算に関しては、従業員が母国語とタイムゾーンでサポートを受けられると便利です。
  • オフボーディングを忘れてはいけない。 オンボーディングとは別に、従業員が好不調にかかわらず退職するときのための正式なプロセスが必要です。 などの項目が含まれます。
    • 会社の電子メールとスイートルームへのアクセスを無効にする
    • 適切なメール転送の設定(送られてくるメールを見逃さないようにするため)
    • 外部プログラムやウェブサイトへのアクセス権剥奪(適切な場合はパスワードの変更を含む)
    • 会社から指定された機材の回収
    • 回収された機器の保管または配布
    • 同僚、パートナー、クライアントへのスタッフ変更に関するコミュニケーション
  • 雇用主(Employer of Record)を雇うことを検討する。 リモートワークのための機器や技術の管理には、多くのコンプライアンスと管理責任があります。 を巻き込む。 Employer of Record (EOR)パートナーは、多くの企業リスクを軽減することができます。 リモートワーカーを管理するために必要な 遠隔地のチームが必要とする技術や機器について、アドバイスを受けることができます。


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